Лекция 8 Управление ресурсами проекта

8.1 Ресурсы проекта

8.2 Процессы управления ресурсами

8.3 Основные принципы планирования ресурсов проекта

8.4 Основные задачи закупок и поставок

8.5 Организационные формы закупок

8.6 Основные требования к управлению закупками и поставками

8.7 Управление запасами

8.8 Логистика как новый метод управления материально-техническим обеспечением

Ключевые термины

Выбор источников закупок, Материальный поток, Оценка выполнения закупок по проекту, Оценка источников закупок, Переговоры по закупкам поставкам) , Планирование закупок по контракту, Планирование и организация закупок и поставок, Предварительная оценка возможностей закупок, Проверка (оценка) поставщиков для закупок по проекту, Рассмотрение стоимости закупок, Среда, влияющая на закупки, Стратегия закупок по проекту, Управление ресурсами

Ресурсы проекта

Управление ресурсами - одна из главных подсистем управления проектом. Включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля ресурсов, обычно трудовых и материально-технических. Управление финансовыми ресурсами осуществляется в рамках управления стоимостью.

В принципе понятие "ресурс" в методологии управления проектами трактуется широко - все, чем располагает проект, в том числе трудовые, финансовые и материально-технические ресурсы, команда проекта, время (продолжительности, сроки ограничения), информация, знания и технологии, является его взаимосвязанными ресурсами. И основная задача управления ресурсами - обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели управления проектом - формирования результата проекта с запланированными показателями.

В данной работе рассматриваются две взаимосвязанные группы ресурсов:

материально-технические ресурсы, т.е. сырье; материалы, конструкции, комплектующие; энергетические ресурсы; топливо; ресурсы типа мощности или технологические ресурсы, т.е. машины, механизмы для выполнения работ проекта; устанавливаемое оборудование и пр.;

трудовые ресурсы, осуществляющие непосредственную работу с материально-техническими ресурсами (например, строители, водители машин, монтажники оборудования и пр.).

Отвлекаясь от многообразия типов указанных ресурсов, целесообразно выделить два основных типа.

Невоспроизводимые, складируемые, накапливаемые ресурсы в процессе выполнения работ расходуются полностью, без повторного использования. Неиспользованные в данный отрезок времени, они могут использоваться в дальнейшем. Иными словами, такие ресурсы можно накапливать с последующим расходованием запасов. Поэтому их часто называют ресурсами типа "энергия". Примерами таких ресурсов являются топливо, предметы труда, средства труда однократного применения, а также финансовые средства.

Воспроизводимые, нескладируемые, ненакапливаемые ресурсы в ходе работы сохраняют свою натурально-вещественную форму и по мере высвобождения могут использоваться на других работах. Если эти ресурсы простаивают, то их неиспользованная способность к функционированию в данный отрезок времени не компенсируется в будущем, т.е. они не накапливаются. Поэтому ресурсы второго типа называют еще ресурсами типа "мощности". Примерами ресурсов типа "мощности" являются люди и средства труда многократного использования (машины, механизмы, станки и т.п.).

Понятие ресурсов взаимосвязано с понятием "работа", поскольку ресурсы соотносятся не с проектом в целом, а с определенными работами, выполняемыми в запланированной последовательности, соответствующей календарному плану работ по проекту. Кратко остановимся на ресурсных аспектах календарного плана.

В рамках календарного планирования работпо проекту описываются потребности в ресурсах по работам в виде функции потребности. Потребность работы в складируемом ресурсе описывается функцией интенсивности затрат, показывающей скорость потребления ресурса в зависимости от фазы работы, либо функцией затрат, показывающей суммарный, накопленный объем требуемого ресурса в зависимости от фазы.

Потребность работы в нескладируемом ресурсе задается в виде функции потребности, показывающей количество единиц данного ресурса, необходимых для выполнения работы, в зависимости от фазы. Наряду с функциями потребности, характеризующими задачи проекта, необходимо рассматривать и функции наличия (доступности) ресурсов. Функции наличия задаются аналогично функциям потребности. Отличие заключается в том, что функции наличия задаются на проект в целом.

Так, их аргументом выступает не фаза работы, а время (рабочее или календарное). Проверка ресурсной реализуемости календарного плана требует сопоставления функций наличия и потребности в ресурсах проекта.

Управление материальными ресурсами проекта начинается, по сути, на прединвестиционной фазе при разработке технико-экономического обоснования, затем на стадии планирования определяются потребности в ресурсах и возможности их обеспечения.

В каждый текущий момент времени ресурсы проекта ограничены и поэтому основными задачами управления ресурсами являются:

1. оптимальное планирование ресурсов;
2. управление материально-техническим обеспечением, в том числе:

• управление закупками ресурсов;
• управление снабжением, в том числе:
• управление поставками ресурсов;
• управление запасами ресурсов;
• управление распределением ресурсов по работам проекта.

Нa рис.8.1 представлена структура материально-технического обеспечения проектов.

Роль ресурсов принципиально важна не только потому, что без них субъект не достигнет стратегической цели. Ресурсы – это потенциал организации. Их стратегическое значение состоит, во-первых, в заключающихся в них возможностях разрабатывать оптимальную для субъекта стратегию (источник формирования), во-вторых, в принципиально возможном воздействии на внешнюю среду организации (характер использования), в-третьих, в специфически стратегической постановке цели субъекта (направления действия). Ресурсы - обеспечивающие компоненты деятельности, включающие исполнителей, энергию, материалы, оборудование и т.д. Соответственно, с каждой работой можно связать функцию потребности в ресурсах. Каждая временная оценка базируется на допустимом использовании определенного количества ресурсов, и, следовательно, рассчитывая вначале продолжительность проекта, мы можем загодя рассчитывать наперед использование ресурсов (рис. 21):

Как описывалось выше (см. рис. 4), в ходе операции входные ресурсы превращаются в выходные товары и/или услуги. Обычно в общем виде для операции требуются следующие входные ресурсы:

люди, оборудование, материалы, энергия, информации

Полезная классификация входов процессов преобразования предложена Слаком. Выделяются два класса ресурсов: 1. Ресурсы, которые подвергаются преобразованиям и входят в выходные продукты. В качестве примеров можно назвать: материалы - например, глина для производства кирпичей, почтовые поступления в почтовой службе или пищевые продукты в ресторане; информация - например, деловая информация, обрабатываемая в консультационной фирме по менеджменту, или сообщения, передаваемые телекоммуникационной компанией; потребители - например, пациенты дантиста или посетители ресторана. 2. Ресурсы, необходимые для процесса преобразования, но не являющиеся частью выходных ресурсов. В качестве примеров можно назвать: основные средства - обычно заводы, машины, оборудование, здания, земля; расходные материалы - это безвозмездно расходуемые ресурсы, которые могут требовать больших затрат (например, энергоносители для обжига кирпичей в печах) или незначительных затрат средств (например, авторучки для консультантов по менеджменту или вода для кухни ресторана); люди - в последнее время часто именуемые человеческими ресурсами. Трудно представить себе операцию, не требующую участия людей, обычно являющихся наемными работниками организации, осуществляющими операцию. Этот вид ресурсов используется во всех приведенных примерах процессов преобразования Планирование входных ресурсов и управление ими является, по-видимому, основной заботой большинства операционных менеджеров. Поскольку входные ресурсы весьма разнообразны по своей природе, операционные менеджеры должны применять при управлении ими разные подходы. Люди в процессе преобразования - это либо персонал, либо потребители. Планирование персонала и управление им в операциях представляет собой обширное поле для исследования и предмет самостоятельной научной дисциплины, обозначаемой термином «управление человеческими ресурсами». Планирование человеческих ресурсов занимает львиную долю рабочего времени операционных менеджеров и составляет их главную заботу. Здесь имеются в виду: наем, обучение, мотивация, вознаграждение, проектирование рабочих заданий, организация работы и все другие виды деятельности, необходимые для управления человеческими ресурсами. В индустрии сервиса потребители сами являются частью процесса преобразования. Прохождение потребителей через процесс преобразования во многих отношениях подобно обработке материалов. Однако материалы не могут пожаловаться и обратиться за нужной им услугой в другое место, если их заставляют долго ждать или обслуживают не так, как им того хочется. Об этом необходимо помнить, особенно при планировании потребителей, обслуживаемых по очереди, и управление ими. Скорость поступления потребителей на вход операционного процесса - параметр, во многом зависящий от организации, предоставляющей услугу. Дисциплина, занимающаяся этими вопросами, называется «управление спросом». Материалы могут либо обрабатываться, либо использоваться в операционном процессе. В отличие от потребителей материалы не жалуются, если их перед употреблением долго держат на складах. Однако создание запасов материалов приводит к росту затрат. Многие организации ищут способы сокращения этих затрат и в последнее время достигли существенного прогресса. Другой особенностью материалов является то, что они поступают в организацию от поставщиков. Природа отношений между поставщиком и потребителем материалов в последнее время является предметом интенсивных дискуссий в западной литературе. Информация - ресурс, который может либо использоваться в том виде, в котором поступил, либо преобразовываться в операционном процессе. Внедрение информационных технологий (ИТ) существенно расширило возможности применения информации обоими способами. Оборудование, как и другие капитальные средства производства, являются основными средствами, которые не истрачиваются полностью немедленно, а служат долгие годы. Оборудование обычно является главным фактором, определяющим производственные возможности организации. Заменить его непросто, и на это требуется много времени. Следовательно, временные масштабы планирования оборудования и управления им велики по сравнению с другими видами входных ресурсов.

Ресурсное обеспечение деятельности организаций представляет собой одну из важнейших системных функций. Исследование его закономерностей требуется для рационального, эффективного и своевременного распределения и перераспределения, использования и пополнения ресурсов, необходимых для осуществления социально-экономической деятельности. Именно эта функция является основой выполнения организациями ряда других институциональных функций.

В настоящее время масштаб, структура и уровень использования ресурсов в организациях в силу множества общеэкономических и локальных причин становятся несоразмерными объемам деятельности и целям функционирования, что само по себе рассматривается в качестве диспропорции и обусловливает возникновение других статических и динамических диспропорций.

Неадекватность механизма ресурсного обеспечения деятельности организаций современным социально-экономическим условиям, в свою очередь, существенно ограничивает возможности их развития, снижает конкурентоспособность организаций по сравнению с другими субъектами рынка, оказывает негативное влияние на выполнение системой своей социальной миссии.

Понятие и значение ресурсов организации

Ресурсы организации -- это все, что может быть использовано организацией для достижения своих целей, для удовлетворения собственных потребностей и потребностей субъектов внешней среды Современное управление / Под ред. Д.Н. Карпухина, Б.З. Мильнера. - М.: Издатцентр, 2007. - С. 45..

Экономические ресурсы - денежные средства, запасы, имущество, кадры, компетенции и другие возможности осуществления управленческой деятельности. То есть это совокупность средств, которые необходимы и могут быть использованы в процессах управления. Тем самым ресурсы являются источниками и предпосылками достижения целей организации, составными элементами, которые превращают возможности в реальные результаты Денисов В.М. Ресурсы менеджера / В.М. Денисов // Менеджмент в России и за рубежом. - 2003. - №4. - С. 24..

Экономика ресурсов состоит в привлечении необходимых и достаточных ресурсов для выполнения поставленных целей, соединении их в производящей силе, обоснованном и сбалансированном распределении между основными направлениями и функциями деятельности для получения доходов, превышающих затраты на ресурсы. Кроме этого ресурсная база должна формироваться и развиваться с учетом стратегических устремлений, а не текущего момента, поскольку тактический подход, как показывает практика, повышает фактические затраты.

Ресурсный потенциал организации - это ресурсы, имеющиеся у участников корпоративных отношений организации.

То есть, это ресурсы, которые организация потенциально может получить для осуществления своей деятельности.

У сотрудников компании есть 24 часа в сутки, которые они могут потенциально отдать компании. Больше у них нет, вне зависимости от нашего желания. В соответствии с трудовым договором, сотрудник может отдать компании 8 часов своего времени. И это составляет часть ресурсной базы компании. Большего с него потребовать нельзя. Но можно договориться с ним, пообещав дополнительные выгоды - повышение заработной платы, дополнительные выплаты, повышение по службе или лояльность руководителя (читай - не увольнение при сокращении штата). Тем самым, мы можем увеличить ресурсную базу компании.

Акционеры имеют деньги, часть из которых, они передали компании, приобретя акции. Но можно предложить акционерам приобрести дополнительные акции и, тем самым, увеличить ресурсную базу компании.

Ресурсная база организации - ресурсы, переданные организации участниками корпоративных отношений.

Ресурсная база определяет возможность реализации целевой функции организации. Если каких-либо ресурсов будет недостаточно, то выполнить целевую функцию невозможно.

Значение ресурсов состоит в обеспечении выбранной деятельности необходимыми составляющими для производства и продажи товаров, получения доходов, которые окупают затраты ресурсов с прибылью, достаточной для расширенного воспроизводства.

В настоящее время подход к ресурсам часто определяется, как к только затратным составляющим деятельности, что в корне неверно и искажает их роль и значение.

Ресурсы - это источники доходов организации, ориентированные на удовлетворение запросов потребителей или формирующие спрос в выбранной сфере деятельности. Тем самым управление организацией - это деятельность, основанная на привлечении, создании, использовании экономических ресурсов для обеспечения результативности и эффективности, то есть это деятельность, основанная на экономических ресурсах.

Результативность деятельности напрямую зависит от ресурсов по причинам:

Необходимости наличия достаточных ресурсов для производства, продажи продукта, управления деятельностью (состава определенных ресурсов).

Целенаправленного воздействия кадровых ресурсов на овеществленные для получения продукта.

Получения доходов от реализации продукта потребителю.

Конкурентных позиций на потребительском рынке и рынках ресурсов (возможности привлечения качественных ресурсов) Переверзев М.П. Менеджмент: Учебник / М.П. Переверзев, Н.А. Шайденко, Л.Е. Басовский. - М.: ИНФРА-М, 2005. - С. 122..

Эффективность деятельности - это оптимальная эксплуатация ресурсов, которая выражается в максимизации доходов над затратами ресурсов. Затраты - это стоимость израсходованных ресурсов на получение результата, то есть затраты должны быть эффективны, то есть окупаемы доходами, ростом капитала. Эффективность обеспечивается экономической сутью ресурсов в управления, они рождают (предопределяют) доходы, но для их получения необходимы затраты Субботин А. Трудозатраты и стоимость / А. Субботин // Директор ИС. - 2004. - №7. - С. 44-54..

Эффективность управленческой деятельности напрямую зависит от ресурсов по причинам:

Количества и качества привлеченных ресурсов, их производительного взаимодействия, что определяет доходность деятельности: выручка, доходы от финансовой и инвестиционной деятельности, приток денежных средств.

Количества, стоимости использованных ресурсов, которые измеряются (оцениваются) затратами ресурсов: себестоимость, расходы на финансовую, инвестиционную деятельность, отток денежных средств.

Разница между доходами от эксплуатации ресурсов и затратами на их привлечение и использование дает положительный финансовый эффект (прибыль, рост капитала, чистый дисконтированный денежный поток).

Эффективная эксплуатация ресурсов обеспечивает компании лидерство в затратах по отрасли, то есть усиление конкурентных преимуществ на рынках.

Привлечения инвестиций в бизнес при оценке инвесторами качества и производительности ресурсов компании Субботин А. Трудозатраты и стоимость / А. Субботин // Директор ИС. - 2004. - №7. - С. 44-54..

Ресурсы - главные производительные силы, которые формируют финансовые, рыночные, социальные результаты деятельности.

Роль ресурсов в бизнесе состоит не только в обеспечении результативности и эффективности деятельности, но и создании конкурентных преимуществ.

Конкурентные преимущества в ресурсах для первенства на рынках заключаются:

В привлечении лучших, более производительных ресурсов по сравнению с конкурентами.

Во владении исключительными, ограниченными ресурсами.

В создании уникальных ресурсов, недоступных другим участникам рынков.

В формировании системы ресурсов, обеспечивающей высокую результативность и эффективность.

В наличии предпринимательских способностей.

Компании, обладающие конкурентными преимуществами в ресурсах, особенно если они защищены каким-либо способом, получают сверхнормальную прибыль.

Учитывая вышеизложенное, можно утверждать, что управление, основанное на экономических ресурсах, играет ключевую роль в осуществлении любой деятельности. Без рациональной ресурсной системы, результативность, эффективность и конкурентные преимущества будут на более низком уровне по сравнению с возможностями, которые предоставляет данная практика.

Разработка стратегии организации не ограничивается затратами основного, оборотного капитала, трудовых ресурсов, времени. Огромное значение имеют информационные и интеллектуальные ресурсы. Разработка и реализация стратегических решений предполагают обладание огромной информацией - отбираемой, систематизируемой и анализируемой в течение всего времени деятельности. Без информации нет стратегии, но информационные ресурсы организации тесно связаны с интеллектуальными - организация должна располагать кадрами, которые в состоянии не просто разработать очередной бизнес-план, но определить тенденции развития внешней среды, перспективы того или иного бизнеса, сформировать направления развития организации, обосновать необходимость концентрации средств в стратегических целях.

Обладание стратегическими, по сути, ресурсами позволяет экономическому субъекту принципиально определить характер их использования во взаимоотношениях с внешней средой организации. Организация является достаточно сложной системой, приобретающей, соединяющей, потребляющей, воспроизводящей и распределяющей различные виды ресурсов Мельников В.П. Управление организацией / В.П. Мельников, Н.Л. Маренков, А.Г. Схиртладзе.- М.: КНОРУС, 2004. - С. 188..

Ресурсное обеспечение затрагивает все сферы деятельности экономических субъектов и, естественно, всегда представляло собой объект управления. Однако, отставание теоретических разработок от практики управления на современном этапе объясняется стремительным появлением новых видов ресурсов, источников их формирования и способов оценки. Новые ресурсы требуют адекватных методов, технологий и правил ресурсного обеспечения деятельности организаций.

Проблемы ресурсного обеспечения в современной России в значительной мере обусловлены предшествующими десятилетиями тотального господства государственной собственности, когда хозяйствующие субъекты обменивались ресурсами (в т.ч. и товарными) в рамках и по правилам единого собственника и вся ответственность за потери ложилась не на их руководителей, а на государство. Такие организации в принципе не могли обанкротиться, поэтому управление ресурсным обменом и ресурсным обеспечением как специфическая деятельность не рассматривалось ни в теоретическом, ни в практическом аспектах.

В настоящее время в России экономические субъекты перешли на новые условия обмена принадлежащими им ресурсами и вынуждены полностью отвечать за принятые управленческие решения своими активами. Однако единого мнения по поводу теории ресурсного обеспечения пока не сложилось.

Ресурсное обеспечение представляет собой одну из важнейших функций, реализация которых определяет уровень развития любого хозяйствующего субъекта и эффективность его функционирования. Исследование его закономерностей требуется для рационального, эффективного и своевременного формирования и распределения ресурсов, необходимых для проведения работ по всем циклам.

Несмотря на свое первостепенное значение ресурсное обеспечение как «вещь в себе» не является целью деятельности организации. Задача деятельности состоит в достижении наиболее значимых общественных или локальных результатов при наименьших затратах, тем самым, включая две подзадачи. Первая состоит в формировании стратегических целей и направлений социально-экономической деятельности, максимизации ее результативности. Вторая - ресурсное обеспечение относится к производству и воспроизводству, распределению необходимых ресурсов, минимизации и рационализации затрат.

Ресурсное обеспечение нельзя сводить лишь к формированию источников деятельности хозяйственного субъекта. Этот процесс намного шире и оказывается сквозным по отношению к стратегическому управлению деятельностью в целом. От стратегии ресурсного обеспечения зависит возникновение или устранение важнейших проблем менеджмента организации, например, предотвращение формирования организационных барьеров или конфликта интересов, стимулирование повышения эффективности.

Исследование механизмов ресурсного обеспечения деятельности организации создает необходимую основу для выработки концепции управления ресурсами. Механизм ресурсного обеспечения - это система институциональных элементов, необходимая для распределения и перераспределения ресурсов хозяйствующими субъектами и их структурными подразделениями, а также трансформации ресурсов из одной формы в другую.

Направления ресурсного обеспечения деятельности организации, с одной стороны, определяются теми финансовыми, кадровыми, материальными и другими ресурсами, которыми она располагает сегодня, а с другой - интеллектуальными ресурсами и инновациями, которые она предполагает внедрить в будущем, а также возможностями по привлечению источников инвестирования.

Ресурсное обеспечение деятельности организации - это комплексный процесс мобилизации, накопления, распределения ресурсов, а также осуществления планирования, контроля, мониторинга и других процедур, направленных на эффективное и рациональное использование ресурсов и снижение риска в деятельности организации Французова М.А. Сущность ресурсного обеспечения деятельности организации / М.А. Французова // Российский экономический журнал. - 2007. - №5. - С. 11-17..

Развитие темы ресурсного потенциала складывается в рамках сложившихся направлений стратегического планирования и управления, таких как финансовый менеджмент, управление персоналом, логистика, бизнес-планирование и т.д. В результате накоплен богатый инструментарий оценки возможностей организации в различных сферах ее деятельности, но вместе с тем, ощущается недостаток полноты охвата и систематизированного подхода в представлении структуры ресурсного потенциала.

Структура, в которой сегодня представлены знания, нацеленные на оценку ресурсного потенциала организации, не позволяет руководителю оперативно оценить возможности своей организации, выявить слабые стороны или, наоборот, обнаружить и оценить внутренние резервы для осуществления новых шагов в рыночной деятельности. Основной причиной сложившейся ситуации является отсутствие четкой структуры, которая имела бы взаимосвязь не только с процессом стратегического менеджмента, но и с организационной структурой организации.

Таким образом, представляется необходимым на основе накопленного рыночного инструментария представить модель, наиболее полно и наглядно отражающую всю суть ресурсного потенциала организации, а также позволяющую четко представлять его поэлементную структуру.

Правомерно предположить, что одинаковые по количеству и качеству ресурсы могут обладать различным потенциалом в зависимости от степени их использования. Таким образом, ресурсный потенциал характеризует не только различные виды ресурсов, но и степень их использования, их способность создавать полезный эффект.

В результате взаимодействия блоков системы управления, ресурсов и блока деятельности образуются функциональные области, позволяющие провести аналогию с организационной структурой и линию взаимосвязи с функциями различных организационных подразделений. Таким образом, данная структура позволяет определить полный набор функций того или иного структурного подразделения организации. При этом целиком охватываются все области деятельности, начиная от исследований и заканчивая применением маркетинговых инструментов взаимодействия с рынком и социальной деятельностью, являющейся, в частности для организаций, основополагающей.

В процессе осуществления организацией хозяйственно-финансовой деятельности ее ресурсы взаимодействуют, принося при этом определенные результаты в виде произведенной продукции, предоставленных услуг, выполненных работ и выручки от их реализации; доходов, прибыли и т.д. Полученные результаты являются реальной основой для развития процесса формирования ресурсов на новом качественном уровне и для экономического роста организации.

На первом этапе организация образует совокупные затраты, связанные с формированием источников образования ресурсов. Сюда могут входить расходы, связанные с обслуживанием различного рода задолженности, открытием организации, осуществлением переговоров по формированию источников ресурсов, единовременные затраты в виде капиталовложений, затраты на приобретение сырья, материалов и т.д.

На втором этапе происходит трансформация ресурсов в товары и услуги.

На третьем этапе образуются совокупные затраты, связанные с возобновлением ресурсов на расширенной основе (т.е. с получением прибыли). Это связано с реализацией товаров потребителям Фролов С.С. Социология организаций / С.С. Фролов. - М.: Гардарики, 2001. - С. 56-57..

Таким образом, управление ресурсами является необходимым условием повышения качества управления финансовыми потоками организации, т.к. любой элемент ресурсной базы, так или иначе, оказывает влияние на формирование, скорость и согласованность этих потоков. С этих позиций, ресурсное управление - деятельность, осуществляемая организацией с целью оптимального использования имеющихся ресурсов. Критерии оптимальности могут варьировать в зависимости от целей организации, среди которых, в частности, можно назвать:

* удовлетворение материальных и иных потребностей пайщиков;

* увеличение прибыли;

* прирост капитала (имущества) организации;

* улучшение финансового состояния организации в целом и ее структурных подразделений;

* увеличение объемов деятельности;

* минимизация использования отдельных видов ресурсов Фролов С.С. Социология организаций / С.С. Фролов. - М.: Гардарики, 2001. - С. 58..

Современные технологии управления ресурсами используют систему бюджетов (бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и затрат, прогнозный балансовый отчет и т. д.), а также систему финансовой отчетности как инструмент контроля основных результатов деятельности организации, а также отклонения их от запланированных.

Исходя из этого, считаем, что внедрение новых технологий управления ресурсами организации необходимо сочетать с использованием уже существующих, скорректированных с учетом новых форм взаимоотношений между хозяйствующими субъектами. Организационно-экономический механизм управления ресурсами в организации должен включать в себя следующие элементы:

* управленческая структура, соответствующая принятому механизму и позволяющая оперативно осуществлять планирование, контроль и корректирующие воздействия на основании имеющихся данных и имеющая четкую систему распределения полномочий по вертикали;

* управленческий инструментарий - многоуровневая система бюджетирования и система составления консолидированной отчетности организации;

* подготовленный для работы с новой технологией управленческий персонал;

* техническое обеспечение системы управления ресурсами.

Для построения новой структуры управления ресурсами необходимо основываться не только на организационной структуре группы, но и произвести функциональное разделение элементов управляемой организации на основании критериев, задач ресурсного управления - по центрам финансового учета. Это разбиение организации производится по звеньям, с которыми связано ведение учета.

Таким образом, разработка единого механизма ресурсного обеспечения деятельности организаций необходима для того, чтобы Французова М.А. Сущность ресурсного обеспечения деятельности организации / М.А. Французова // Российский экономический журнал. - 2007. - №5. - С. 17.:

1) создать новую структуру управления совокупными ресурсами;

2) повысить точность при прогнозировании совокупных ресурсов;

3) создавать альтернативность использования ресурсов. В этом случае понятие ограниченности ресурсов трансформируется в понятие относительности ресурсов, т. е. представление ресурсов как совокупных позволяет разрабатывать альтернативные программы их использования (охватывающие все аспекты хозяйственной деятельности организации), из которых выбирается наиболее эффективный вариант развития хозяйствующего субъекта;

4) более точно выявлять недостатки в хозяйственной деятельности организации, влияющие на рост совокупных затрат и снижение эффективности использования ресурсов;

5) эффективно использовать механизм налогового планирования в организации;

6) на более новой, качественной основе использовать методы риск-менеджмента для снижения финансово-экономических рисков хозяйствующего субъекта;

7) повысить точность определения целей при разработке различного рода стратегий развития организации, критического объёма реализации, минимально необходимого ресурсного обеспечения и максимально допустимых совокупных затрат.

Управление ресурсами - это процесс, в рамках которого компании эффективно управляют разнообразными ресурсами, имеющимися в их распоряжении. Эти ресурсы могут быть нематериальными (люди, время) и материальными (оборудование, материалы, финансы).

Данный процесс включает планирование, необходимое чтобы для решения конкретных задач применялись правильные ресурсы. Управление ресурсами включает составление графиков и планирование бюджета для людей, проектов, оборудования и поставок.

Хотя сам термин часто используют в отношении управления проектами, он относится ко многим другим областям менеджмента организаций. В частности, небольшая компания может обратить внимание на управление ресурсами во многих областях, включая следующие.

• Финансы. Достаточно ли средств для покрытия текущих расходов? Можно ли позволить себе инвестиции в новое оборудование или обучение сотрудников.
• Штат. Достаточно ли подходящих сотрудников в компании? Понадобится ли нанимать кого-то еще, и если да, то какими навыками должны будут обладать эти люди?
• Физическое пространство. Позволяет ли расположение офиса или производственных площадей управлять другими ресурсами с максимальной эффективностью?
• Оборудование. Имеется ли в распоряжении компании все инструменты, необходимые для выполнения требуемых работ?
• Технологии. Что необходимо компании для достижения успеха, и есть ли потребность в перераспределении финансовых ресурсов таким образом, чтобы приобрести недостающее?

Управление ресурсами проекта

Управление ресурсами применительно к сфере управления проектами часто подразумевает выравнивание и сглаживание ресурсов.

Выравнивание ресурсов производится с целью избежать дефицита ресурсов в одной области и их избытка в другой путем подержания их на нужном уровне. Для этого может использоваться специальное программное обеспечение.

Также термин относится ко времени, которое необходимо для исполнения проекта. При выравнивании дата начала и окончания проекта подгоняется таким образом, чтобы обе даты совпадали с наличием соответствующих ресурсов. Выравнивание может увеличить срок реализации проекта.

Сглаживание ресурсов - это метод планирования, позволяющий достичь реализации проекта к определенному сроку без заметных подъемов и спадов в плане интенсивности использования ресурсов. Цель - равномерное использование ресурсов в динамике по времени.

На самом простом уровне для маленького предприятия управление ресурсами означает принятие мер для наиболее эффективного и разумного использования материалов и человеческих ресурсов компанией.

Для того чтобы организация могла достичь поставленных це-лей, необходимы затраты ресурсов, получаемых из внешней среды. Ресурсы являются важнейшей частью внутренней среды организа-ции, они оказывают самое.непосредственное влияние на эффек-тивность ее функционирования.

Ресурсы организации — это наличные или необходимые средства, возможности, ценности, запасы, обеспечивающие стабильную работу организации для достижения ее основных целей.

Организация должна располагать следующими видами ресурсов:

Человеческими (люди);

Материальными;

Энергетическими;

Финансовыми;

Информационными;

Технологическими;

Временны.

Действительно, главенствующее место среди всех ресурсов за-нимают человеческие ресурсы. Их можно определить как запасы творческой энергии личности. Они неисчерпаемы, и не случайно их запасы сравнивают с запасами атомного ядра. Как отметил в свое время П. Друкер: «Только человеческие ресурсы могут произ-водить экономические результаты. Все другие ресурсы подчиняются законам механики. Их можно лучше использовать, но их выход никогда не будет больше, чем сумма входов».

Немаловажное значение имеют и другие ресурсы. Особо следу-ет выделить информационные (см. также модули «Управление ин-формационными ресурсами» и «Управление финансами») как со-вокупность данных и знаний. От уровня организации процессов сбора, накопления, хранения, поиска, передачи и методов обработки информации зависит эффективность системы управления всей организацией.

Организации сегодня испытывают дефицит финансовых ресурсов. Движение финансов в целом, распределение их между подсистемами и элементами организации, финансирование инвестици-онных проектов, расчеты с поставщиками и потребителями, \ формирование денежных ресурсов и др. является ежедневной задачей менеджмента.

Возможность использования тех или иных энергетических и материальных ресурсов в организации зависит от ее финансового состояния. Доля затрат на энергетические и материальные ресурсы в себестоимости продукции за последний период резко возросла. Эти ресурсы включают энергоносители (электроэнергия, пар, газ и другие виды топлива), сырье, полуфабрикаты и пр.

Следует подчеркнуть, что эффективность использования всех ресурсов организации зависит от применяемых технологий произ-водства и управления, что определяется ее технологическими ресур-сами (см. также модуль «Управление производством и операциями»). Технология включает технические средства в определенной комби-нации. Появление совершенно новых технологий (мембранных, ин-формационных, биотехнологий и др.) требует новых подходов к управлению. Дело не только в повышении производительности и эффективности, не менее важно влияние технологий на климат в организации, на организационную культуру.

Время — это ограниченный источник, как сырье, материалы, финансы. Оно необратимо, и его невозможно растянуть или восстановить. Для руководителя имеет фундамен-тальную важность управление как собствен-ным временем, так и временем других людей.

В целом мировая экономика имеет ре-сурсные циклы, в которых особое внимание уделяется той или иной группе ресурсов. Появляются ресурсосберегающие, энергосберегающие технологии и т.д. В настоящий момент российская экономика переживает дефицит финансовых ресурсов при относительном избытке природных (материальных) и человеческих ресурсов.

Задача руководителя в конкретной ситуации добиться такого соотношения и мобилизации ресурсов, которые привели бы к до-стижению цели с минимальными затратами.

Для анализа затрат ресурсов приводим ситуацию, возникшую в связи с реструктуризацией затрат на Шатурском мебельном комбинате, которая позволила резко сократить эти затраты. Комбинат даже в кризисных ситу-ациях не увольняет рабочих.

Как всегда, наибольший эффект дали простейшие меры. Так, чтобы сократить потребление тепло- и электроэнергии (порядка 20% общих зат-рат), был поставлен рчетчик на трубе, идущей от ГРЭС, а на паровое оборудование — конденсатоотводчики. Затраты только пара уменьшились в 2 раза. Специалисты комбината создали компьютерную систему поцехового учета потребления энергии, энергоемкие производства перевели на работу во вторую смену.

Рейтинг используемых материалов показал, что из не-скольких тысяч позиций лишь около сорока формируют 75-80% затрат: на режим потребления именно этих ресурсов было обращено особое внима-ние снабженцев и производственников. Эти меры позволили снизить на 7% планово-учетные цены. Практически меры по снижению затрат коснулись всех статей, включая «копеечные». Комбинат решил задачу — сумел не столько сократить затраты, сколько установить полный контроль за ними и за финансами в целом.

Задание 9

Изучите приведенную выше ситуацию и разработайте меры по снижению затрат в вашей организации. Проверьте правильность технологии разработки таких мер по следующему алгоритму.

1. Постановка задачи. Задача может решаться по организации в целом или
по подразделениям, а также по всем видам продукции и услуг или же по видам. Здесь также важен временной период анализа для выявления сезонных отклонений.

2. Анализ структуры затрат, выявление статей, имеющих наибольший удель-ный вес. Наиболее популярный метод — составление диаграмм по ста-тьям затрат. Простейший анализ наглядно покажет, какие статьи затрат имеют наибольший удельный вес. Как правило, значимых статей не так много. Доминируют затраты на энергоресурсы, коммунальные услуги, ма-териалы, заработную плату, что зависит от вида выпускаемой продукции или услуг.

3. Выработка мероприятий по снижению затрат. Поставленная задача, про-веденный анализ и выявленные статьи, имеющие наибольший удельный вес в затратах, позволят вам наметить основные мероприятия по сокра-щению затрат и выработать постоянный механизм управления ими. Следует помнить и об «эффекте мелочей».

Выводы

1. Любая организация для реализации своей миссии и целей создает организационную структуру и через нее осуществляет три ос-новных процесса: получает ресурсы из деловой среды; перера-батывает ресурсы для изготовления продукта или предоставления услуг; передает продукт, услуги, информацию для внеш-ней среды. Ключевая роль в поддержании баланса между этими процессами принадлежит управлению.

2. Основу организации, ее сущность и богатство составляют люди, обладающие различными способностями, различной мотива-цией к работе. Люди по-разному воспринимают действитель-ность, окружающих их людей и самих себя в этом окружении. Поэтому решающее значение в деятельности руководителя имеют не только его отношения с отдельным человеком, но и учет его положения в формальной или неформальной группе и организации в целом, а также раскрытие как личного лидер-ского потенциала, так и возможностей каждого работника с помощью соответствующих методов управления и стиля.

3. Организация как сообщество, имеющее единообразное понима-ние своих целей, значения и места, своих ценностей и пове-дения, вызвало к жизни понятие организационной культуры. Действительно, каждая организация формирует свой собствен-ный облик, в основе которого лежит специфическое качество производимой продукции и оказываемых услуг.

ситуация: «Хлебопродукт»

Акционерное общество «Хлебопродукт» является одним из крупнейших ком-бинатов по производству муки и комбикормов в регионе. С началом рыноч-ных реформ на комбинате, как и на большинстве российских предприятий, начался резкий спад объемов производства и реализации, вызванный во многом неумением работать в новых условиях. Комплексное обследование организации, проведенное внешними консультантами, показало, что на ком-бинате почти полностью отсутствовали какие-либо элементы современных систем управления, т.е. внутренняя среда организации оказалась неадекват-ной изменившейся внешней среде.

У генерального директора отсутствовала квалифицированная управленческая команда, и он был вынужден выполнять многие функции сам. При этом в анонимных социологических исследовани-ях практически во всех бедах винили генерального директора, который не хочет отдавать свою власть. Он в свою очередь утверждал, что готов к делегированию полномочий, только вот никто не может решать вопросы квалифицированно.

Особенно серьезные проблемы на комбинате были в финансовом и марке-тинговом блоках. Отсутствовало управление финансовыми потоками и зат-ратами, не проводилась разработка бюджета по структурным подразделени-ям, анализ рынка, предпочтений клиентов, поиск новых покупателей и т.п.

Управление персоналом было также неудовлетворительным: выполнялись только традиционные функции отдела кадров, отсутствовала мотивация пер-сонала и понимание ее необходимости. Налицо были типичные проблемы управления и отсутствие управленческих навыков работы в новых условиях. Входе комплексной диагностики комбината были разработаны и реализова-ны первоочередные мероприятия по адаптации внутренней среды к резко изменившейся деловой среде.

Была проведена реорганизация структуры управления, созданы новые под-разделения: отдел маркетинга, отдел управления изменениями, финансовый отдел. Введены должности коммерческого директора, директора по произ-водству, закупкам, финансового директора. Проведено комплексное обучение управленческого персонала и разработа-на новая система материального стимулирования. Разработана система финансового планирования, направленная на формиро-вание эффективной финансовой политики, включающей привлечение кредитов.

Комплекс мер, осуществленных руководством комбината совместно с кон-сультантами, дал положительные результаты. Оборот предприятия в нату-ральном выражении увеличился по комбикормам в 1,7 раза, по муке — в 2,8 раза. Заработная плата работников выросла на 60%. Комбинат стал исправно платить налоги.